CM Messages je nástroj určený na komunikáciu medzi CM Technikmi a používateľmi počítačov. Poskytuje najmä tieto hlavné funkcionality:
Hromadné oznamovanie dôležitých udalostí
Umožňuje technikom rýchlo informovať používateľov o dôležitých udalostiach, ako sú technické oznámenia, plánované zásahy alebo upozornenia. Správy odoslané z CM Portálu sa okamžite zobrazia na obrazovkách vybraných počítačov a môžu obsahovať tlačidlá na vyžiadanie odpovede od používateľov.
Obojsmerná komunikácia s používateľmi
Okrem jednosmerných oznámení umožňuje CM Messages aj priamu komunikáciu medzi technikmi a používateľmi. Správy môžu byť rozšírené o možnosť četu, vďaka čomu môžu používatelia poskytovať spätnú väzbu alebo komunikovať s technikom v reálnom čase.
Aktivácia CM Messages
Pred začatím používania CM Messages je potrebné túto funkcionalitu aktivovať a nastaviť príslušné oprávnenia pre CM technikov.
Zapnutie CM Messages
Prejdite do časti CDESK -> Global settings -> CM IT Monitoring -> Basic settings a zapnite prepínač Turn on CM Messages.
Po zapnutí prepínača je funkcionalita CM Messages aktivovaná pre celé prostredie.
Nastavenie oprávnení
Prejdite do časti CDESK -> Users and groups a vyberte konkrétneho používateľa.
Prejdite do záložky CM IT Monitoring & Management a v tabuľke oprávnení nastavte príslušné oprávnenia (stĺpec CM Messages).
Používanie CM Messages
Všetky činnosti súvisiace s CM Messages sa vykonávajú v samostatnom rozhraní CM Portálu.
Do rozhrania CM Messages sa dostanete prostredníctvom ikonky CM Messages v hornej lište CM Portálu, a to:
- dvojklikom na ikonku, alebo
- kliknutím na tlačidlo Open CM Messages po rozkliknutí notifikačnej lišty.
Po otvorení sa vám zobrazí zoznam správ, v ktorom môžete odosielať nové správy, komunikovať v prebiehajúcich (otvorených) správach alebo prehliadať ukončené správy.
Odoslanie novej správy
Kliknite na tlačidlo New message.
Na ľavej strane obrazovky sa nachádza nastavenie obsahu a parametrov novej správy. Na pravej strane obrazovky sa nachádza zoznam počítačov, na ktoré bude správa odoslaná.
Počítače je možné pridať pomocou tlačidla Add PC, ktoré zobrazí zoznam dostupných počítačov, alebo ich môžete vložiť zo štandardnej CM schránky.
Popis jednotlivých polí:
Content of the message – Textový obsah správy. K dispozícii je aj základné formátovanie textu.
Message importance – Nastavenie dôležitosti správy. Na výber sú možnosti: Oznámenie, Výstraha, Otázka. Vizuál jednotlivých možností je ukázaný nižšie.
Requested answer – Výber tlačidiel pre vyžiadanú odpoveď používateľov. Dostupné možnosti sú: OK, Áno/Nie, Súhlasím/Nesúhlasím alebo bez tlačidiel.
Validity of message – Časová platnosť správy. Po uplynutí nastaveného času sa správa ukončí, presunie do archívu a nebude na ňu už možné ďalej reagovať.
Additional technicians – Pridanie ďalších CM Technikov, ktorý budú mať prístup k správe.
Enable message chat – Zapnutie alebo vypnutie četu k správe.
List of computers to send the message to – Zoznam počítačov, na ktoré bude správa odoslaná.
Po vyplnení potrebných polí a výbere počítačov odošlite správu kliknutím na tlačidlo Send.
Tip: Ak chcete správu odoslať iba na konkrétny počítač, môžete tak urobiť priamo v zobrazení počítačov (CM IT Monitoring -> Presentation -> Computers), kde sa medzi ikonkami vzdialeného prístupu nachádza aj ikonka CM Messages.
Komunikácia a ovládanie otvorenej správy
V otvorenej správe má technik k dispozícii nástroje na komunikáciu s používateľmi a správu parametrov správy.
V ľavej časti sa zobrazuje náhľad správy. Technik tu môže upraviť časovú platnosť správy alebo pridať ďalších technikov s prístupom k správe.
Pravá časť obsahuje zoznam počítačov, na ktoré bola správa odoslaná. V stĺpci Requested answer sú zobrazené vyžiadané odpovede používateľov. Počítače je možné aj počas otvorenej správy pridávať alebo odoberať.
Stredná časť slúži na komunikáciu s používateľmi. CM Technik tu môže komunikovať s používateľmi prostredníctvom četu. K dispozícii je aj možnosť súkromnej správy určenú pre konkrétny počítač. Po zaškrtnutí checkboxu pre súkromnú správu sa zobrazí zoznam počítačov, z ktorého je možné vybrať príjemcu.
V spodnej časti obrazovky sa nachádzajú nasledujúce tlačidlá:
Delete message – Úplne odstráni správu zo všetkých počítačov. Správa nebude dostupná ani v archíve a používatelia ju nebudú môcť zobraziť. Na CM Portáli ju bude možné zobraziť len v zozname správ po použití filtra na zmazané správy. Toto tlačidlo je vhodné použiť napríklad v prípade omylom odoslanej správy.
Close message – Štandardné ukončenie správy, rovnaké ako po uplynutí časovej platnosti. Správa sa ukončí, presunie do archívu a nebude na ňu možné ďalej reagovať. Používatelia ju budú mať možnosť zobraziť v archíve po dobu 14 dní.
Save changes – Uloženie vykonaných zmien, napríklad úpravy časovej platnosti, pridanie technikov alebo pridanie/odobranie počítačov.
Remind recipients – Pripomenutie správy príjemcom. Po kliknutí sa správa opätovne zobrazí na obrazovkách používateľov, ktorí na ňu doposiaľ nereagovali.
CM Messages z pohľadu používateľa na počítači
Pri doručení novej správy sa používateľovi zobrazí okno so správou nad všetkými otvorenými oknami na obrazovke. Používateľ vidí správu v podobe, v akej ju nastavil CM technik – vrátane obsahu, dôležitosti a možností reakcie.
Používateľ môže:
- prečítať obsah správy,
- reagovať prostredníctvom tlačidiel pre vyžiadanú odpoveď (ak sú nastavené),
- v prípade otázok alebo pripomienok využiť možnosť četu (ak je zapnutý).
Pripomínanie správ a reakcie používateľa
Ak je na správu vyžiadaná odpoveď tlačidlom a používateľ na ňu nezareaguje, CM technik mu môže správu manuálne pripomenúť. V takom prípade sa správa opätovne zobrazí nad všetkými oknami na obrazovke.
Ak technik správu manuálne nepripomenie, je automaticky nastavené pripomínanie správy každý deň o 8:00, až kým používateľ nezareaguje alebo sa správa neukončí.
Po reakcii používateľa sa správa prestane pripomínať.
Archív správ
Po ukončení správy (uplynutím časovej platnosti alebo manuálnym ukončením technikom) sa správa presunie do archívu. Používateľ má možnosť zobraziť archivované správy po dobu 14 dní. Archív je dostupný cez tray menu C-Monitora alebo modulu CM Messages.
Prístup k správam a možnosti z tray menu
V tray menu C-Monitor klienta, v sekcii CM Messages, sú dostupné nasledujúce možnosti:
Show All CM Messages – Otvorí všetky aktuálne otvorené správy na počítači.
Archived CM Messages – Otvorí zoznam archivovaných správ za posledných 14 dní s možnosťou ich samostatného otvorenia.
Silent Chat Notifications – Stíši četové notifikácie. Pri príchode nových četových správ sa nezobrazia notifikácie ani zvukové upozornenia.
Don’t disturb – Zapne režim „Nerušiť“. CM Messages sa používateľovi vôbec nezobrazujú. Správy je možné otvoriť len manuálne cez tray menu C-Monitor klienta alebo modulu CM Messages.
Poznámka: Keďže CM Messages beží ako samostatný modul ovládaný C-Monitorom, pri otvorených správach je v tray menu dostupná aj samostatná ikona CM Messages. Tray menu tejto ikony obsahuje rovnaké možnosti ako C-Monitor.
Vizuál správ
Podľa dôležitosti správy
Podľa vyžiadaných odpovedí
Podľa zapnutého četu
Notifikácie pre CM Technika z CM Messages
CM Messages má 3 typy notifikácii:
- Emailové notifikácie
- Notifikácie v hornej lište portálu
- Desktop notifikácie
Emailové notifikácie
Ak si CM technik neprečíta novú četovú správu od používateľa, systém ho po 10 minútach automaticky upozorní e-mailovou notifikáciou. Ak prídu ďalšie četové správy, notifikácia sa odošle znova po ďalších 10 minútach.
Ak si CM technik četové správy neprečíta ani do nasledujúceho dňa, systém mu odošle opakovanú e-mailovú notifikáciu každý deň o 7:30.
Notifikácie v hornej lište CM Portálu
Nové četové správy sú zobrazené číslom pri ikonke CM Messages v hornej lište CM Portálu. Po kliknutí na ikonku je možné zobraziť zoznam správ a jednotlivé správy priamo otvoriť.
Desktop notifikácie
Ak má používateľ otvorený CM Portál vo webovom prehliadači, prehliadač zobrazuje desktopové (Windows) notifikácie s počtom nových notifikácii z CM Messages.